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個人情報保護のいわゆる「過剰反応」に関するQ&A

個人情報保護の「過剰反応」について

 個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)の全面施行を契機に、プライバシー意識の高まりや個人情報保護法に対する誤解、理解不足などを背景に、法の定め以上に個人情報の提供が控えられる、いわゆる「過剰反応」と言われる状況が見られます。
 個人情報保護法は、個人情報の有用性に配慮しつつ個人の権利利益を保護することを目的としていることから、この法律を正しく理解し、個人情報を適切に管理しつつ、上手に活用する必要があります。
 そこで、市民と行政の間における個人情報保護を中心に、Q&Aを作成しましたので、参考にしてください。

※掲載されている内容は、一般的な考え方をお示ししたものであり、個別のケースによって、別途考慮すべき要素があり得ますので、ご注意ください。

Q1:自治会で、名簿を作成・配布するには、どのようにすればよいのですか。

A1:個人情報保護法の義務規定の対象となる「個人情報取扱事業者」は、5000人分を超える個人情報を保有し、事業活用に利用する事業者が対象となるため、本市の自治会は、個人情報保護法の対象外となります。しかし、義務規定の対象外であっても法の趣旨を踏まえて、自主的に取り組むことが求められます。自治会で名簿を作成・配布するにあたってのポイントは次のとおりです。

自治会で話し合い、名簿管理のルールを決めましょう。

自治会規約に「個人情報の取り扱い」を盛り込みましょう。(規約の文言は簡潔にし、名簿管理の詳細なルールは「個人情報取扱方法」という文書で別に定めることもできます。)

〈「自治会規約」の参考例〉
 (個人情報保護の取扱い)
 第○条 本会が自治会活動を推進するため必要とする個人情報の取得、利用目的、周知、管理および提供先については、「個人情報取扱方法」に定め、個人情報保護に関する法令等を遵守し、適正に運用するものとする。

〈「個人情報取扱方法」の参考例〉

 

美馬市○○自治会個人情報取扱方法

(平成○○年○月総会議決)

 (趣旨)

第1条 美馬市○○自治会規約第○条に規定する個人情報保護の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。


 (個人情報の取得)

第2条 本会が取得する個人情報は、会長に提出した次の事項とする。
 (1)氏名(家族、同居人を含む)
 (2)生年月日
 (3)性別
 (4)住所
 (5)電話番号
 (利用目的)
第3条 取得した個人情報は、次の目的に沿った利用をおこなうものとする。
 (1)自治会名簿の作成
 (2)会費請求等、文書の送付
 (3)災害時要配慮者支援防災マップの作成
 (周知)
第4条 個人情報の取扱いの方法は、総会資料または回覧で会員に周知する。
 (管理)
第5条 個人情報は、会長または会長が指定する役員が保管するものとし、適正に管理する。
2 不要となった個人情報は、会長立会いのもと、適正かつ速やかに廃棄する。  
 (提供先)
第6条 個人情報は次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ず第三者に提供しない。
 (1)法令に規定する場合
 (2)人の生命、健康、生活又は財産の保護のために必要な場合
 (3)地方公共団体等に対して協力する必要がある場合
 (4)その他、自治会であらかじめ決めた提供先(連合自治会など)

総会資料などに会員名簿を配布する場合は、掲載する範囲を事前に話し合った上で作成し、「本会で取得した個人情報は、本会で保管し、適正に運用します。会員は個人の義務として適正に管理しましょう。」など注意書きをし、会員に対しても個人情報の保護を呼びかけましょう。

Q2:地震等の災害時に支援が必要な高齢者、障害者などのリスト(災害時要援護者台帳)を災害時に備えて関係者間で共有することはできますか。また市では、どのようにして台帳づくりを進めていますか。

A2:災害時要援護者台帳は、本市では保険福祉部生活福祉課で管理をしています。この台帳への登録及び市の保険福祉部、危機管理担当など関係者間での情報共有については、本人の同意を得た上で登録、関係者への情報提供をおこなっています。
台帳づくりについては、個人情報の保護には十分に留意し、広報での周知などにより本人申請していただいているほか、民生委員の協力も得ながら取り組んでいるところです。

Q3:民生委員・児童委員をしていますが、活動に必要な個人情報の提供は市から受けることはできますか。

A3:民生委員・児童委員は、福祉事務所などの協力機関として職務を行うものとされており、活動の円滑な実施のためには、個人情報の適切な提供を受ける必要があります。
  民生委員・児童委員は特別職の地方公務員と整理されており、 民生委員・児童委員には、民生委員法において守秘義務が課せられていることも踏まえ、本市においても、活動に必要な個人情報の提供に努めているところです。

Q4:統計調査については、個人情報保護法があるのだから、個人情報に関することは答えなくてもよいですか。

A4:国勢調査や労働力調査をはじめとする統計調査については、個人情報保護法とは別に、統計法第13条によって報告が義務付けられています。
  なお、統計調査で得られた情報(人、法人又はその他の団体の秘密に関する事項)については、統計法により、関係者に守秘義務が課されており、保護されています。

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TEL:0883-53-1541
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