(目的)

第1条　この訓令は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書取扱いの基本)

第4条　文書は、正確、迅速及び丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(文書の用紙規格及び文書記述の原則)

第5条　文書の作成に当たっては、日本産業規格A列4番の規格の用紙を用いることを原則とする。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は、文書の受領、配布、収受、処理、発送、保存、保管、廃棄等の事務を総括し、文書の事務が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び調整を行わなければならない。

(主管課長の職務)

第7条　主管課の長(これに相当するものを含む。以下「主管課長」という。)は、この訓令の定めるところにより、その所管する文書について迅速かつ適正な管理を行い、事務が能率的に運営できるよう努めなければならない。

(文書取扱主任)

第8条　課等に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任会議)

第9条　総務課長は、文書事務の連絡調整を図る必要があるときは、文書取扱主任会議を招集することができる。

(文書の種類)

第10条　文書の種類は、令達文書と一般文書に分ける。

(本庁に到達した文書等)

第11条　本庁に到達した文書等(課等に直接到達した文書を除く。)は、原則として、企画総務部総務課(以下「総務課」という。)で受領するものとし、次の各号に掲げるところにより処理する。

(普通文書の収受)

第12条　特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書以外の文書(以下「普通文書」という。)の配布を受けた課等の文書取扱主任は、当該文書の余白に美馬市収受印(福祉事務所においては、美馬市福祉事務所収受印)(以下「収受印」という。)(様式第3号)を押し、文書処理簿(以下「処理簿」という。)に、次の各号に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易又は処理簿に登録する必要がないと認められる文書については、処理簿の作成を省略することができる。

(特殊文書の収受)

第13条　次の各号に掲げる特殊文書を収受したときは、総務課長は封筒に収受印を押し、特殊文書収受簿(様式第4号)又は金券処理簿(様式第5号)に差出人その他を記録のうえ、市長、副市長、会計管理者又は主管課に配布し、受領印を徴さなければならない。この場合において、第3号に掲げる文書については、到達日時を封筒に明記し、総務課の収受担当者が押印のうえ、処理する。

(主管課における文書の取扱い)

第14条　主管課長は、当該課に直接到達した文書又は職員が会議等で直接受領した文書の収受手続をしなければならない。

(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)

第15条　本庁に到達した文書のうち郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の処理)

第16条　勤務時間外に到達した文書は、当直員又は在庁する職員が受領し、美馬市役所にあっては総務課長に、美馬市美馬町市民サービスセンター(以下「美馬町市民サービスセンター」という。)にあっては美馬町市民サービスセンター所長に引き継がなければならない。

(文書管理の簿冊)

第17条　文書の管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。

(文書の記号及び番号)

第18条　各課等において、収受し、又は発送する文書の記号は、別表第1に定めるとおりとする。ただし、各課等の間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は、必要としない。

(処理方針)

第19条　文書の処理は、すべて主管課長が中心となり文書取扱主任において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第20条　課等に配布された文書は、原則としてその日のうちに担当者に回付し、担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

(主管課長の指示)

第21条　主管課長は、文書を収受したときは、担当者に処理方針を示し、次の各号に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(供覧文書の処理)

第22条　供覧を要する文書は、供覧の表示をし、当該文書の余白に供覧押印等欄(様式第14号)を設け、回付するものとする。

(起案)

第23条　すべての事案の処理は、文書による。ただし、市長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、市長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。

(起案文書の回議及び決裁)

第24条　起案文書は、その決裁区分により回議し、決裁を受けなければならない。

(起案用紙の記入要領)

第25条　起案用紙の記入要領は、別に定める。

(議案の処理方法)

第26条　市議会に提出する議案は、主管課で起案し、定例会の開会30日前までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長及び議会事務局長との協議を経て市長の決裁を受けなければならない。

(関係文書の添付等)

第27条　起案文書には、起案の理由、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一条件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(特別取扱方法)

第28条　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「広報登載」、「公印省略」、「略割印」等の注意事項を余白に表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れて、その旨を表示しておかなければならない。

(合議)

第29条　2以上の部又は課等に関連する文書は、関係の深い課等で処理案を起案し、主管課長は、関係する部又は課等へ合議した後、上司の決裁を受けなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。

(起案文書の持ち回り)

第30条　特に緊急又は機密を要する起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が自ら携帯して回議し、又は合議しなければならない。

(文書の審査)

第31条　文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、市長の決裁を受ける前に総務課長及び条例、規則等を審査する総務課の担当者の審査を受けなければならない。

(未完結文書の追求)

第32条　文書取扱主任は、常に未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(決裁済文書の処理)

第33条　決裁済の起案文書(以下「決裁済文書」という。)は、決裁年月日を記入し、主管課で保管及び保存しなければならない。ただし、第26条第2項に規定する議案に係る決裁済文書並びに令達文書のうち、公布した条例及び第10条第2項第2号から第6号までに掲げるものに係る決裁済文書は、総務課で保管及び保存するものとする。

(浄書)

第34条　決裁済文書で浄書を要するものは、原則として主管課において取り扱うものとする。

(照合)

第35条　浄書文書は、浄書後直ちに決裁済文書と照合しなければならない。

(文書の発信者名)

第36条　庁外へ発信する文書は、原則として市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、専決権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

(公印)

第37条　照合を終了した浄書文書は、美馬市公印規程(平成17年美馬市訓令第5号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書と割印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、決裁済文書及び発送文書に「公印省略」又は「略割印」の記載をし、公印を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第38条　起案担当者は、庁外へ発送する文書のうち発議文書により文書処理簿に記載し、発送番号を記入して発送しなければならない。

(主管課による文書の発送)

第39条　主管課で発送する文書で、急施を要するもの又は大量のため直接郵便局に持参するものについては、庁舎ごとに次の各号に掲げる課等の文書郵送担当者の所定の手続を受けるものとする。

(料金受取人払制度の利用)

第40条　料金受取人払制度の利用をしようとするときは、料金受取人払申請票兼承認通知票(様式第20号)に関係書類を添えて事前に総務課長の承認を経るものとする。

(庁内文書の発送)

第41条　庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要する文書又は重要な文書を除くほか、未使用の封筒を使用してはならない。

(経由文書)

第42条　市を経由する文書は、別に定めるものを除き、主管課で受理した後に経由の手続をしなければならない。

(施行年月日)

第43条　施行担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁済文書の所定欄に記入しなければならない。

(文書の発送日時)

第44条　郵送による文書の発送は、美馬市の休日を定める条例(平成17年美馬市条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い、その発送時刻は、特に緊急を要する場合を除き、原則として午後3時とする。

(文書の整理)

第45条　文書は、すべて未完結文書と完結文書に区分し、常に整然と分類して整理し、必要なときは直ちに取り出せるように保管又は保存しておかなければならない。

(保管単位)

第46条　文書の保管は、主管課において行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(未完結文書の保管)

第47条　未完結文書は、懸案ファイル(様式第21号)等に入れて一定の場所に保管しなければならない。

(移替え及び置換え)

第48条　文書の移替え及び置換えは、会計年度完結文書(以下「年度文書」という。)及び暦年で処理すべき完結文書(以下「暦年文書」という。)とも6月初旬に行うものとする。

(文書の保存年限)

第49条　文書の保存年限は、次の5種とし、保存年限の各区分の基準は、次条に定めるところによる。

(保存年限の各区分の基準)

第50条　永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(保存年限の設定)

第51条　文書の保存年限の決定又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。

(保存年限の計算)

第52条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の6月1日から起算する。また、暦年文書についても完結した翌年の6月1日から起算する。

(完結文書の保管方法)

第53条　完結文書は、主管課長の指示を受けて、文書取扱主任が関係職員の協力のもと、次の各号に掲げるところに従い簿冊ごとに整理し、保管しなければならない。

(編集及び製本)

第54条　完結文書は、次の各号に掲げるところにより編集し、及び製本することができる。

(ファイル管理簿の作成)

第55条　主管課長は、文書を系統的に管理するため、ファイル管理簿(様式は別に定める。)を作成しなければならない。

(完結文書の保存方法)

第56条　3年以上保存を必要とする完結文書は、主管課長の指示を受けて、文書取扱主任が関係職員の協力のもと、必要に応じて移替え及び置換えにより保存しなければならない。

(保存文書の保存場所)

第57条　保存文書は、総務課長が定める場所に保存するものとする。本庁外の施設にあっては、当該書庫等に保存する。

(文書の持出し)

第58条　文書を持出しをしようとする職員は、文書名を明らかにして持出・貸出・閲覧表(様式第22号)に記録しておかなければならない。

(文書の貸出し)

第59条　文書の貸出しを受け、又は文書を閲覧しようとする職員は、主管課長又は文書取扱主任に申し出て、その承認を受けなければならない。

(完結文書の廃棄)

第60条　主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

(保存年限の見直し)

第61条　主管課長は、永年保存文書についても、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに改めて保存の可否を検討し、総務課長と協議のうえ決定するものとする。

(廃棄の基準)

第62条　2以上の課等の所管に係る文書は、関係課で協議のうえ、最も関係の深い課等において文書の原本を保管又は保存するものとし、それ以外の課等は、当該文書資料等を速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第63条　廃棄を決定した文書のうち、非公開とするもの又は他に使用されるおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに、焼却、裁断等の処理をとらなければならない。

第64条　削除