○美馬市文書管理規程

平成17年3月1日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の収受及び配布(第11条―第18条)

第3章 文書の処理(第19条―第33条)

第4章 文書の浄書及び発送(第34条―第44条)

第5章 文書の整理及び保存

第1節 通則(第45条―第47条)

第2節 文書の移替え及び置換え(第48条)

第3節 文書の保管及び保存(第49条―第57条)

第4節 文書の利用(第58条・第59条)

第5節 文書の廃棄(第60条―第64条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課等 美馬市行政組織規則(平成17年美馬市規則第2号)第4条第1項に規定する部等の事務所及び分課、同条第2項に規定する会計課、第11条に規定する木屋平総合支所の分課、第17条に規定する出先機関並びに市長が指定する分課に相当するものをいう。

(3) 文書 事務を処理するために作成し、又は取得した紙、図面、フィルム、写真及び電磁的記録媒体に記録されたものであって職員が組織的に用いるものをいう。

(4) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(5) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(6) 文書の保管 文書を該当文書に係る事案を担当する課等(以下「主管課」という。)の事務室内等一定の場所に収納しておくことをいう。

(7) 文書の保存 文書を書庫等一定の場所に収納しておくことをいう。

(8) 移替え 保管庫等の上段に収納している当該会計年度処理若しくは当該暦年処理の文書を書庫等下段又は事務室内の一定の場所に移すことをいう。

(9) 置換え 書庫又は書棚等に収納している文書を他の一定の場所に移すことをいう。

(10) 持出し 主管課の職員が、文書を持ち出すことをいう。

(11) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。

(12) 供覧 簡易なもの又は定例的なものを参考のために見せることをいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

2 事務の処理に当たっては、当該事案に係る決裁権者(美馬市事務決裁規程(平成17年美馬市訓令第2号)その他の規程において決裁権を有する者をいう。以下同じ。)は、当該処理すべき事案に関する処理方針、注意事項等について指示することを原則とする。

(文書取扱いの基本)

第4条 文書は、正確、迅速及び丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(文書の用紙規格及び文書記述の原則)

第5条 文書の作成に当たっては、日本産業規格A列4番の規格の用紙を用いることを原則とする。

2 文書は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署が、様式を縦書きと定めているもの

(3) 慣習上、横書きでは不適当と思われるもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、企画総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が、特に縦書きを適当と認めたもの

3 文書の作成に当たって用いる漢字、仮名遣い等は、次の各号によるものとし、その表現は、正確かつ簡明に行い、用字は、読みやすく、かつ、ペン書き、タイプ印字その他容易に消失しない方法を用いて記載しなければならない。

(1) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(総務課長の職務)

第6条 総務課長は、文書の受領、配布、収受、処理、発送、保存、保管、廃棄等の事務を総括し、文書の事務が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び調整を行わなければならない。

(主管課長の職務)

第7条 主管課の長(これに相当するものを含む。以下「主管課長」という。)は、この訓令の定めるところにより、その所管する文書について迅速かつ適正な管理を行い、事務が能率的に運営できるよう努めなければならない。

(文書取扱主任)

第8条 課等に文書取扱主任を置く。

2 主管課長は、文書取扱主任を課員のうちから指名し、又は人事異動等により新たに指名したとき若しくは変更したときは、文書取扱主任指名(変更)(様式第1号)により総務課長に報告しなければならない。

3 文書取扱主任は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(5) 未完結文書の追求に関すること。

(6) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。

(7) 完結文書の移替え、置換え、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(8) 文書処理簿(様式第2号)の記録に関すること。

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。

(文書取扱主任会議)

第9条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図る必要があるときは、文書取扱主任会議を招集することができる。

(文書の種類)

第10条 文書の種類は、令達文書と一般文書に分ける。

2 令達文書の種別及びその定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。

(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限による処分又は決定を公示するものをいう。

(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(5) 指令 特定のものに対し、法令の規定又は職務上の権限により、許可、認可、命令等の処分を内容とするものをいう。

(6) 訓令 所属の機関に対して指揮監督、命令するもので公示するものをいう。

(7) 合同訓令 所属の機関を越えて指揮監督、命令するもので公示するものをいう。

(8) 諮問 法令の規定により、公の機関又は団体に対して法令上定められた事項について、その意見を求めるものをいう。

(9) 通達 職務運営上の細目的事項、行政運営の方針、法令の解釈、運用の方針等について、機関又は職員に対して指示又は命令するものをいう。

(10) 依命通達 通達事項を命令権者の命を受けて、その補助機関が自己の名で発するものをいう。

3 一般文書は、令達文書以外の文書とする。

第2章 文書の収受及び配布

(本庁に到達した文書等)

第11条 本庁に到達した文書等(課等に直接到達した文書を除く。)は、原則として、企画総務部総務課(以下「総務課」という。)で受領するものとし、次の各号に掲げるところにより処理する。

(1) 市長、副市長又は市あての文書を開封すること。ただし、親展(秘)文書、現金若しくは有価証券類封入の明示のある文書(以下「特殊文書」という。)その他開封が特に必要でないと認められる文書は、この限りでない。

(2) 受領した文書は、速やかに主管課長に配布するものとする。

(普通文書の収受)

第12条 特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書以外の文書(以下「普通文書」という。)の配布を受けた課等の文書取扱主任は、当該文書の余白に美馬市収受印(福祉事務所においては、美馬市福祉事務所収受印)(以下「収受印」という。)(様式第3号)を押し、文書処理簿(以下「処理簿」という。)に、次の各号に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易又は処理簿に登録する必要がないと認められる文書については、処理簿の作成を省略することができる。

(1) 発収月日

(2) 発収番号

(3) 件名

(4) 文書発収(発送)

(5) 処理経過

2 前項の規定により作成した処理簿については、主管課において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。

3 2以上の課等に関連する文書は、総務課長がその主管課を決定して、当該課に配布するものとする。この場合において、配布を受けた主管課長は、その写しを他の関係課長に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。

(特殊文書の収受)

第13条 次の各号に掲げる特殊文書を収受したときは、総務課長は封筒に収受印を押し、特殊文書収受簿(様式第4号)又は金券処理簿(様式第5号)に差出人その他を記録のうえ、市長、副市長、会計管理者又は主管課に配布し、受領印を徴さなければならない。この場合において、第3号に掲げる文書については、到達日時を封筒に明記し、総務課の収受担当者が押印のうえ、処理する。

(1) 市長又は副市長あての親展(秘)文書

(2) 書留郵便又は信書便(民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便をいう。以下同じ。)の役務のうち書留郵便に準ずるものとして市長が定めるもの並びに内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(3) 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書

2 普通文書を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊文書として収受手続を行わなければならない。

3 図書及び印刷物を受領したときは、主管課に配布しなければならない。

4 電報を受領したときは、その収受時刻を記載し、直ちに主管課に配布しなければならない。

(主管課における文書の取扱い)

第14条 主管課長は、当該課に直接到達した文書又は職員が会議等で直接受領した文書の収受手続をしなければならない。

2 主管課長は、総務課から文書が誤って配布されたときは、総務課に対し、当該文書を速やかに返付しなければならない。

(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)

第15条 本庁に到達した文書のうち郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の処理)

第16条 勤務時間外に到達した文書は、当直員又は在庁する職員が受領し、穴吹庁舎にあっては総務課長に、市民環境部脇町市民サービスセンター(以下「脇町市民サービスセンター」という。)にあっては市民環境部脇町市民サービスセンター所長(以下「脇町市民サービスセンター所長」という。)に、美馬町市民サービスセンターにあっては市民環境部美馬町市民サービスセンター所長(以下「美馬町市民サービスセンター所長」という。)に、木屋平総合支所にあっては木屋平総合支所総務福祉課長(以下「総合支所総務福祉課長」という。)に引き継がなければならない。

(文書管理の簿冊)

第17条 文書の管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。

(1) 総務課に備える簿冊等

 特殊文書収受簿

 金券処理簿

 条例原簿(様式第6号)

 規則原簿(様式第7号)

 告示原簿(様式第8号)

 訓令原簿(様式第9号)

 合同訓令簿(様式第9号の2)

 公告原簿(様式第10号)

 専決処分処理件名簿(様式第11号)

 報告処理件名簿(様式第12号)

(2) 課等に備える簿冊等

 文書処理簿

 指令番号簿(様式第13号)

 課等に必要な補助簿

(文書の記号及び番号)

第18条 各課等において、収受し、又は発送する文書の記号は、別表第1に定めるとおりとする。ただし、各課等の間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は、必要としない。

2 一般文書及び令達文書(指令、諮問、通達及び依命通達に限る。)の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に終わる。

3 前2項の規定にかかわらず、収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき、又は収受文書に基づいて発するときは、当該関連文書には当初の収受文書の記号及びその番号の次に「―2、―3」、「の2、の3」等の枝番号を付けなければならない。

4 令達文書(指令、諮問、通達及び依命通達を除く。)には、市名及びその種別を記載し、総務課に備付けの原簿に種別ごとに暦年による一連番号を付けるものとする。

第3章 文書の処理

(処理方針)

第19条 文書の処理は、すべて主管課長が中心となり文書取扱主任において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第20条 課等に配布された文書は、原則としてその日のうちに担当者に回付し、担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

2 回答、報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、主管課長の承認を得なければならない。

(主管課長の指示)

第21条 主管課長は、文書を収受したときは、担当者に処理方針を示し、次の各号に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(1) 決裁区分

(2) 供覧の要又は不要

(3) 回答の要又は不要

(4) 処理期日

(5) 合議先又は供覧先

(6) 参考資料の要又は不要

(7) 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項

2 担当者は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するものとする。

(供覧文書の処理)

第22条 供覧を要する文書は、供覧の表示をし、当該文書の余白に供覧押印等欄(様式第14号)を設け、回付するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主管課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理できるものを除き、あらかじめ、当該文書を決裁権者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

(起案)

第23条 すべての事案の処理は、文書による。ただし、市長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、市長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。

2 起案は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、文書の保存年限等が同一性のものである場合は、「2案」「3案」等の順序により総合起案をすることができる。

3 起案は、起案用紙(様式第15号)を用い、文体、表現等について平易明確に行わなければならない。

4 軽易な事案に係る起案は、前項に規定する起案用紙を用いず、付せん(様式第16号)を用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。この場合においては、決裁押印欄を設け、必要に応じ伺い文を朱書しなければならない。

5 文書は、すべて未決、既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた順序にしたがって整理するものとする。

(起案文書の回議及び決裁)

第24条 起案文書は、その決裁区分により回議し、決裁を受けなければならない。

(起案用紙の記入要領)

第25条 起案用紙の記入要領は、別に定める。

(議案の処理方法)

第26条 市議会に提出する議案は、主管課で起案し、定例会の開会30日前までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長及び議会事務局長との協議を経て市長の決裁を受けなければならない。

2 前項の規定により処理された議案に係る決裁済の起案文書は、総務課長に回付しなければならない。

3 主管課長は、決裁済となった議案について、総務課長の指定する部数を作成し、及び指定する期日までに総務課に提出しなければならない。

(関係文書の添付等)

第27条 起案文書には、起案の理由、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一条件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

2 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。

(特別取扱方法)

第28条 起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「広報登載」、「公印省略」、「略割印」等の注意事項を余白に表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れて、その旨を表示しておかなければならない。

(合議)

第29条 2以上の部又は課等に関連する文書は、関係の深い課等で処理案を起案し、主管課長は、関係する部又は課等へ合議した後、上司の決裁を受けなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。

2 合議文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課等(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

3 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4 合議先の認印は、原則として部又は課等の長とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。

5 市行政の運営又は重要な事業に関する決裁文書は、企画総務部長、副市長及び市長が別に指定する部又は課等の長に合議しなければならない。

6 前項に規定する事案の細目については、市長が別に指定する。

(起案文書の持ち回り)

第30条 特に緊急又は機密を要する起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が自ら携帯して回議し、又は合議しなければならない。

(文書の審査)

第31条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、市長の決裁を受ける前に総務課長及び条例、規則等を審査する総務課の担当者の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、合同訓令及び告示の制定及び改廃に関するもの

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(3) 議案(予算書を除く。)その他市議会に提出するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、市長が特に必要と認めるもの

2 起案文書のうち特に市長名をもって外部に発する文書は、決裁前に各課等の文書取扱主任の形式審査を受けなければならない。

3 前項の形式審査は、起案文書の内容について適正な決定がなされるよう次の各号に掲げる基準により実施するものとする。

(1) 関係する課等合議先の適否について

(2) 文体、用字、用語等について

(3) 様式等書類の形式について

4 第1項及び第2項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的な修正を要するもの又は改案の必要があるものは、起案担当者に、その旨を指示して返付しなければならない。

(未完結文書の追求)

第32条 文書取扱主任は、常に未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(決裁済文書の処理)

第33条 決裁済の起案文書(以下「決裁済文書」という。)は、決裁年月日を記入し、主管課で保管及び保存しなければならない。ただし、第26条第2項に規定する議案に係る決裁済文書並びに令達文書のうち、公布した条例及び第10条第2項第2号から第6号までに掲げるものに係る決裁済文書は、総務課で保管及び保存するものとする。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第34条 決裁済文書で浄書を要するものは、原則として主管課において取り扱うものとする。

(照合)

第35条 浄書文書は、浄書後直ちに決裁済文書と照合しなければならない。

(文書の発信者名)

第36条 庁外へ発信する文書は、原則として市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、専決権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

2 前項の発信者名を用いるときは、文書下方余白に主管課名、担当者名及び連絡先(直通電話番号等)を記載するものとする。

3 庁内文書は、部又は課等の長の職名及び氏名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名は省略することができる。

(公印)

第37条 照合を終了した浄書文書は、美馬市公印規程(平成17年美馬市訓令第5号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書と割印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、決裁済文書及び発送文書に「公印省略」又は「略割印」の記載をし、公印を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第38条 起案担当者は、庁外へ発送する文書のうち発議文書により文書処理簿に記載し、発送番号を記入して発送しなければならない。

2 郵便を利用して庁外へ発送する文書は、原則として庁舎ごとに次の各号に掲げる方法により発送するものとする。ただし、主管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が主管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主管課において発送することができるものとする。

(1) 穴吹庁舎から発送するもの 総務課において料金後納郵便物差出票(様式第17号)により発送

(2) 脇町市民サービスセンターから発送するもの 脇町市民サービスセンターにおいて料金後納郵便物差出票(様式第18号その1)により発送

(3) 美馬町市民サービスセンターから発送するもの 市民環境部美馬町市民サービスセンター(以下「美馬町市民サービスセンター」という。)において料金後納郵便物差出票(様式第18号その2)により発送

(4) 木屋平総合支所から発送するもの 木屋平総合支所総務福祉課(以下「総合支所総務福祉課」という。)において料金後納郵便物差出票(様式第18号その3)により発送

3 郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において、文書取扱主任は、後納郵便物発送依頼票(様式第19号)に必要な事項を記入し、庁舎ごとに次の各号に掲げる課等の長に提出するものとする。ただし、郵便物の数が少ない場合は、この限りでない。

(1) 穴吹庁舎から発送するもの 総務課長

(2) 脇町市民サービスセンターから発送するもの 脇町市民サービスセンター所長

(3) 美馬町市民サービスセンターから発送するもの 美馬町市民サービスセンター所長

(4) 木屋平総合支所から発送するもの 総合支所総務福祉課長

4 前2項の規定にかかわらず、宅配便その他の方法を利用して文書(信書(郵便法(昭和22年法律第165号)第4条第2項に規定する信書をいう。)を除く。)を庁外へ発送するときは、主管課において直接発送するものとする。

(主管課による文書の発送)

第39条 主管課で発送する文書で、急施を要するもの又は大量のため直接郵便局に持参するものについては、庁舎ごとに次の各号に掲げる課等の文書郵送担当者の所定の手続を受けるものとする。

(1) 穴吹庁舎から発送するもの 総務課文書郵送担当者

(2) 脇町市民サービスセンターから発送するもの 脇町市民サービスセンター文書郵送担当者

(3) 美馬町市民サービスセンターから発送するもの 美馬町市民サービスセンター文書郵送担当者

(4) 木屋平総合支所から発送するもの 総合支所総務福祉課文書郵送担当者

(料金受取人払制度の利用)

第40条 料金受取人払制度の利用をしようとするときは、料金受取人払申請票兼承認通知票(様式第20号)に関係書類を添えて事前に総務課長の承認を経るものとする。

(庁内文書の発送)

第41条 庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要する文書又は重要な文書を除くほか、未使用の封筒を使用してはならない。

(経由文書)

第42条 市を経由する文書は、別に定めるものを除き、主管課で受理した後に経由の手続をしなければならない。

(施行年月日)

第43条 施行担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁済文書の所定欄に記入しなければならない。

(文書の発送日時)

第44条 郵送による文書の発送は、美馬市の休日を定める条例(平成17年美馬市条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い、その発送時刻は、特に緊急を要する場合を除き、原則として午後3時とする。

2 郵送による文書の発送をしようとするものは、前項の発送時刻までに庁舎ごとの所定の場所に持参するよう努めるものとする。

第5章 文書の整理及び保存

第1節 通則

(文書の整理)

第45条 文書は、すべて未完結文書と完結文書に区分し、常に整然と分類して整理し、必要なときは直ちに取り出せるように保管又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

(保管単位)

第46条 文書の保管は、主管課において行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(未完結文書の保管)

第47条 未完結文書は、懸案ファイル(様式第21号)等に入れて一定の場所に保管しなければならない。

第2節 文書の移替え及び置換え

(移替え及び置換え)

第48条 文書の移替え及び置換えは、会計年度完結文書(以下「年度文書」という。)及び暦年で処理すべき完結文書(以下「暦年文書」という。)とも6月初旬に行うものとする。

2 常時使用する文書は、移替え、置換えを行わないことができる。

第3節 文書の保管及び保存

(文書の保存年限)

第49条 文書の保存年限は、次の5種とし、保存年限の各区分の基準は、次条に定めるところによる。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間根拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(保存年限の各区分の基準)

第50条 永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 市議会の会議録、議決書等に関する文書

(2) 条例、規則、訓令、合同訓令、告示及び指令(特に重要なものに限る。)に関する文書

(3) 進退、賞罰、身分等の人事に関する文書

(4) 退職年金及び遺族年金に関する文書

(5) 褒賞に関する文書

(6) 不服の申し立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書

(7) 調査及び統計で特に重要な文書

(8) 事務引継ぎに関する重要な文書

(9) 財産、公の施設及び市債に関する重要な文書

(10) 契約、覚書、協定その他の権利義務に関する重要な文書

(11) 市税徴収に関する文書で特に重要な文書

(12) 情報目録で特に重要な文書

(13) 工事関係で特に重要な文書

(14) 市町村の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

(15) 市政の沿革に関し重要な文書

(16) 歳入、歳出決算書

(17) 前各号に掲げるもののほか、重要にして永年保存の必要があると認められる文書

2 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 国又は県の訓令、指令等に関する重要な文書及び往復文書

(2) 認可、許可、契約等に関する文書

(3) 国又は県から交付される補助金等に関する文書

(4) 予算、決算及び出納に関する帳票並びに金銭の支払に関する証拠書類で重要なもの

(5) 物品の出納簿

(6) 寄附受納に関する重要な文書

(7) 行政執行上必要な統計資料

(8) 租税その他各種公課に関する文書

(9) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められる文書

3 5年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 市が交付する補助金等に関する文書

(2) 予算、決算及び出納に関する帳票並びに金銭の支払に関する証拠書類

(3) 調査、統計、証明等に関する文書

(4) 工事又は物品に関する文書

(5) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認められる文書

4 3年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 消耗品及び材料に関する文書

(2) 出勤簿、旅行命令簿、警備日誌等職員の勤務の実態を証するもの

(3) 照会、回答、報告、その他往復文書に関するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、3年保存の必要があると認められる文書

5 1年に属するものは、永年、10年、5年及び3年に属さない文書とする。

(保存年限の設定)

第51条 文書の保存年限の決定又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。

2 主管課長は、文書の保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、前2条に定めるもののほか、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

(保存年限の計算)

第52条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の6月1日から起算する。また、暦年文書についても完結した翌年の6月1日から起算する。

(完結文書の保管方法)

第53条 完結文書は、主管課長の指示を受けて、文書取扱主任が関係職員の協力のもと、次の各号に掲げるところに従い簿冊ごとに整理し、保管しなければならない。

(1) 年度文書は年度ごとに、暦年文書は暦年ごとに第49条第1項に定める保存年限別に仕分けし、かつ、文書基本分類表(別表第2)に定める分類項目別に区分して整理すること。

(2) 2以上の年度又は年にわたって処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分すること。

(3) 相互に密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書により整理すること。

(4) 庁内文書は、起案課において整理すること。

(編集及び製本)

第54条 完結文書は、次の各号に掲げるところにより編集し、及び製本することができる。

(1) 厚さは、おおむね10センチメートルを限度とし、紙数の多寡により分冊又は合冊することができる。ただし、分冊した場合は、2の1、2の2等の符号を付するものとし、合冊した場合は、区分紙又はガイドを差し入れ、年度又は年の区分を明らかにしなければならない。

(2) 表紙、背表紙及び索引目次を付し、これらに件名、年度又は年、廃棄年度又は年及び主管課名を記載しなければならない。

(ファイル管理簿の作成)

第55条 主管課長は、文書を系統的に管理するため、ファイル管理簿(様式は別に定める。)を作成しなければならない。

2 ファイル管理簿の作成は、年度当初に前年度のファイル管理簿をもとに仮のファイル管理簿を作成し、当該年度末に当該年度のファイル管理簿として確定する方法による。

3 主管課長は、随時にファイル管理簿を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

(完結文書の保存方法)

第56条 3年以上保存を必要とする完結文書は、主管課長の指示を受けて、文書取扱主任が関係職員の協力のもと、必要に応じて移替え及び置換えにより保存しなければならない。

2 主管課長は、前項の規定により移替え及び置換えを行ったときは、速やかにファイル管理簿の記載事項を変更し、その内容を総務課長に報告しなければならない。

(保存文書の保存場所)

第57条 保存文書は、総務課長が定める場所に保存するものとする。本庁外の施設にあっては、当該書庫等に保存する。

第4節 文書の利用

(文書の持出し)

第58条 文書を持出しをしようとする職員は、文書名を明らかにして持出・貸出・閲覧表(様式第22号)に記録しておかなければならない。

(文書の貸出し)

第59条 文書の貸出しを受け、又は文書を閲覧しようとする職員は、主管課長又は文書取扱主任に申し出て、その承認を受けなければならない。

2 主管課長又は文書取扱主任は、前項の規定により文書を貸出し、又は閲覧させるときは、前条の規定により行うものとする。

第5節 文書の廃棄

(完結文書の廃棄)

第60条 主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

2 主管課長は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前であっても総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、1年保存の文書については総務課長との協議を要しない。

3 主管課長は、前2項の規定により廃棄したときは、速やかに廃棄ファイル管理簿(廃棄する文書をファイル管理簿から抽出し、主管課長が確認の上、押印したもの)を作成し、その内容を総務課長に報告しなければならない。

4 総務課長は、前項の廃棄ファイル管理簿を取りまとめ、廃棄ファイル管理簿一覧を作成しなければならない。

(保存年限の見直し)

第61条 主管課長は、永年保存文書についても、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに改めて保存の可否を検討し、総務課長と協議のうえ決定するものとする。

2 主管課長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した文書については、廃棄の手続をすることができる。

(廃棄の基準)

第62条 2以上の課等の所管に係る文書は、関係課で協議のうえ、最も関係の深い課等において文書の原本を保管又は保存するものとし、それ以外の課等は、当該文書資料等を速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第63条 廃棄を決定した文書のうち、非公開とするもの又は他に使用されるおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに、焼却、裁断等の処理をとらなければならない。

2 前項の焼却等の利便を図るため、総務課長は、毎年、まとめて廃棄する日を設定する。

3 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保管することができる。

第64条 削除

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年3月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の脇町役場事務規程(平成14年脇町規程第1号)、美馬町役場処務規則(昭和32年美馬町規則第1号)、穴吹町文書管理規程(平成14年穴吹町訓令第4号)及び木屋平村文書取扱規程(昭和50年木屋平村規程第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成17年6月30日訓令第22号)

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月27日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(美馬市文書管理規程の一部改正に伴う経過措置)

5 第4条の規定による改正前の美馬市文書管理規程第13条第1項及び様式第5号の規定は、改正法附則第3条第1項の規定により収入役がなお従前の例により在職する間は、なおその効力を有する。この場合において、同訓令第13条第1項中「助役」とあるのは、「副市長」とする。

附 則(平成19年3月29日訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月28日訓令第8号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年12月1日訓令第9号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月30日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年4月1日訓令第4号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第3号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年2月20日訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年4月30日訓令第11号)

この訓令は、平成26年5月7日から施行する。

附 則(平成26年8月8日訓令第14号)

この訓令は、平成26年8月11日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第8号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年4月1日訓令第9号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成28年2月25日訓令第3号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日訓令第6号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第13号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年6月1日訓令第20号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成29年12月28日訓令第25号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成30年3月13日訓令第2号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月29日訓令第6号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成30年12月12日訓令第15号)

この訓令は、平成31年7月1日から施行する。

附 則(平成31年2月26日訓令第7号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成31年3月29日訓令第10号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和元年9月17日訓令第9号)

この訓令は、令和元年10月1日から施行する。

附 則(令和2年1月10日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和2年1月15日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

別表第1(第18条関係)

個別専決事項(その1)

部等名

課等名

記号

企画総務部

総務課

美総

秘書課

美秘

企画政策課

美企

税務課

美税

危機管理室

美危

保険福祉部

保険健康課

美保

生活福祉課

美生

長寿・障がい福祉課

美長

子どもすこやか課

美子

市民環境部

市民・人権課

美市

脇町市民サービスセンター

美脇セ

美馬町市民サービスセンタ

美美セ

ふるさと振興課

美ふ

移住・定住促進課

美移

環境下水道課

美環

経済建設部

農林課

美農林

企業応援課

美企応

監理課

美監

建設課

美建

住宅・空き家対策課

美住

美来創生局

観光課

美観

プロジェクト推進課

美プ

木屋平総合支所

総務福祉課

美木総

経済建設課

美木経

備考

1 上記の課等以外の所属所にあっては、美○と2文字で定めることとする。ただし、2文字以内で定めた場合、他の課等と紛らわしい場合は、3文字以内で定めることとする。

2 福祉事務所が所管する文書の記号は、当該事務を分掌する課等の文書の記号による。

3 指令には、「美馬市指令」の次に当該事務を分掌する課等の文書の記号を付けるものとする。

別表第2(第53条関係)

文書基本分類表

1 大分類及び中分類

中分類

大分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

A

各課共通

庶務

各課人事

各課財務












B

企画総務

庶務

市政企画

総合調整

広報広聴

訴訟訴願

情報化

例規

調査統計

監査

選挙

交流

地域振興

文書管理

人権

C

人事

庶務

定数

任免異動

服務

給与

研修

労務

福利厚生

公平委員会






D

財務

庶務

財政

財産

業者登録

税外収入

出納









E

税務

庶務

諸税

住民税

固定資産税

軽自動車税

国保税

介護保険料賦課徴収

徴収

啓発

固定資産評価審査委員会





F

住民公安

庶務

戸籍

住民登録

印鑑

外国人

交通

防犯

防災

消防

自衛隊

民事刑事

埋火葬



G

社会福祉

庶務

福祉厚生援護

児童福祉

老人福祉

生活保護

国民年金

国民健康保険

介護保険

身体障害者福祉

後期高齢者医療

同和対策

認定こども園

養護施設


H

保健衛生

庶務

健康管理

医療

診療所

環境衛生

清掃

環境保全

簡易水道

公共下水道

農業集落排水





I

産業経済

庶務

農業振興

農業土木

林業振興

森林土木

水産業

土地改良

商工観光

消費生活

労働

農業委員会

山村振興

畜産

工業

J

建設

庶務

道路橋梁

河川水路

国土調査

建築

住宅

公園緑地

開発

都市計画

監理





2 中分類及び小分類

A 各課共通

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

00

庶務

諸務

議会

監査

広報

調査統計



01

各課人事

諸務

人事

給与

出張

厚生

研修


02

各課財務

諸務

予算

予算執行

決算

物品管理

公用車管理

契約

B 企画総務

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

00

庶務

諸務

議会

儀式褒賞

秘書

市長会

陳情請願

市政執行

振興協議会

市町村合併




01

市政企画

諸務

行政企画

総合計画

事務管理

市政市史

推進事業

過疎

辺地

山村振興




02

総合調整

諸務

組織機構

行政改革

庁舎管理

庁舎建設








03

広報広聴

諸務

広報

広聴

行政相談委員

オフトーク

行事予定

音声告知放送

自主放送番組

ホームページ

市政だより

フレッシュタウン


04

訴訟訴願

諸務

不服申立

行政手続

訴訟

強制執行

賠償







05

情報化

諸務

情報管理

工事

電算運用

行政改革

事務改善

システム開発

ICT施策

庁内LAN

契約

設備管理・運用

電子自治体

06

例規

諸務

法令

条例

規則

告示

訓令







07

調査統計

諸務

人口

商工業

農林業

労働

各種統計

経済計算・統計

刊行物

表彰




08

監査

諸務

月例出納検査

決算審査

定期監査

工事監査

住民監査請求

財政援助団体調査






09

選挙

諸務

各種選挙

選挙管理委員会

国政選挙

都道府県選挙

市町村選挙

農業委員

土地改良区総代

名簿




10

交流

諸務

国際交流

国内交流










11

地域振興

諸務

自治会

行政区

集会所

地域活性化

公共交通

ふるさと会

移住交流

オラレ

NPO法人



12

文書管理

諸務

情報公開

個人情報保護










13

人権

諸務

啓発

人権擁護委員










C 人事

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

00

庶務

諸務

職員団体






01

定数

諸務







02

任免異動

諸務

試験

採用

昇任降任

退職

臨時職員

嘱託職員

03

服務

諸務

勤務

考課

身分

出張



04

給与

諸務

給料

諸手当

退職手当

賃金



05

研修

諸務

職員研修






06

労務

諸務

公務災害

臨時職員

嘱託職員




07

福利厚生

諸務

安全衛生

共済組合

健康診断

年金者連盟



08

公平委員会

諸務







D 財務

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

00

庶務

諸務

財政計画

市町村債









01

財政

諸務

予算編成

予算執行

決算

起債計画

起債償還

交付税

譲与税

資金

財源

基金

02

財産

諸務

土地建物

その他財産

車両管理








03

業者登録

諸務











04

税外収入

諸務

交付税

保険料

保育料

使用料手数料

その他税外収入






05

出納

諸務

収納

還付

支払い

歳計外現金

物品等受払






E 税務

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

00

庶務

諸務














01

諸税

諸務

減免

所得税

たばこ税











02

住民税

諸務

減免

個人市民税

県民税

法人市民税

調定









03

固定資産税

諸務

減免

土地評価

家屋評価

償却資産評価

特別土地保有税

交付金

調定

届出受付

登記処理





04

軽自動車税

諸務

減免

調定












05

国保税

諸務

減免

調定












06

介護保険料賦課徴収

諸務

減免













07

徴収

諸務

減免

催告

受嘱託

欠損処分

執行停止

交付要求

徴収猶予

徴収

収入整理

滞納整理

差押

督促

調査

08

啓発

諸務

育成指導

納税奨励

褒賞交付金

報告通知

設立

組合








09

固定資産評価審査委員会

諸務














F 住民公安

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

00

庶務

諸務

自動車臨時運行

遺家族援護




01

戸籍

諸務

届出登録

除籍




02

住民登録

諸務

登録原本

請求

人口動態



03

印鑑

諸務

登録申請

原票




04

外国人

諸務

申請

原票

台帳



05

交通

諸務

交通機関

交通安全

交通統計

事故相談


06

防犯

諸務

犯罪

防犯対策

防犯施設



07

防災

諸務

防災計画

防災協定

危機管理



08

消防

諸務

消防施設

予防

警防

救急救助

通信指令

09

自衛隊

諸務






10

民事刑事

諸務

通知照会

原票




11

埋火葬

諸務

埋火葬





G 社会福祉

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

00

庶務

諸務









01

福祉厚生援護

諸務

保健福祉・介護保険事業計画








02

児童福祉

諸務

母子父子福祉

みまっこ医療

ひとり親医療

認定こども園入所

徴収

国県等支出金

児童福祉


03

老人福祉

諸務

資格

給付

認定

国支出金

県支出金

在宅福祉



04

生活保護

諸務

資格

給付

認定






05

国民年金

諸務

福祉年金

拠出年金

異動

口振・納組

交付金




06

国民健康保険

諸務

資格

療養給付

任意給付

国支出金

退職者医療

保健事業

医療費適正化事業


07

介護保険

諸務

資格

給付

認定

公費負担

国県等支出金

地域支援事業



08

身体障害者福祉

諸務

資格

給付

社会参加

重度医療

国県等支出金

徴収

特別障害者等手当

在宅福祉

09

後期高齢者医療

諸務

資格

給付







10

同和対策

諸務

施設管理

同対事業

審議会

県単給付

連絡協議会




11

認定こども園

諸務

施設管理

健康診断

保育措置

保育記録

保連関係

指導監査

給食


12

養護施設

諸務

許認可、指導監査

指定管理施設

施設整備

委託

入所

生活支援



H 保健衛生

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

00

庶務

諸務











01

健康管理

諸務

健康増進

結核予防

感染症予防

老人保健

母子保健

精神保健

特定保健指導

ICT

地域活動

食育

02

医療

諸務

救急医療










03

診療所

諸務











04

環境衛生

諸務

環境

衛生

浄化槽

公害

墓地

野犬・蓄犬





05

清掃

諸務

し尿

ごみ処理









06

環境保全

諸務

公害

リサイクル









07

簡易水道

諸務

施設管理

給水

建設改良

業務

財務

委託





08

公共下水道

諸務

計画

施設管理

起債

補助金

下水道使用料

排水設備

管渠

財務



09

農業集落排水

諸務

計画

施設管理

起債

補助金

下水道使用料

排水設備

管渠

財務



I 産業経済

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

00

庶務

諸務

各種補助金

施設管理

融資










01

農業振興

諸務

各種補助金

各種災害

水田対策

利子補給

農業振興

各種組合

農地






02

農業土木

諸務

施設管理

計画

農道台帳

市単独事業

県単独事業

国庫補助事業

地すべり関連

県営負担金事業

災害復旧事業




03

林業振興

諸務

森林整備

森林組合

鳥獣

水土保全事業

流域事業

林構事業

県単独事業

林産物





04

森林土木

諸務

施設管理

計画

林道台帳

用地

市単独事業

県単独事業

県営負担金事業

国庫補助事業

ふるさと林道

災害復旧事業

治山

緑化推進

05

水産業

諸務

各種改良改善

各種補助金

災害










06

土地改良

諸務

各種補助金

災害











07

商工観光

諸務

商工業振興

商工業補助金

商工業イベント

融資

観光振興

観光補助金

観光イベント

特産品

観光施設




08

消費生活

諸務

消費生活センター












09

労働

諸務

シルバー人材センター

勤労者

雇用

補助金

労働福祉

職業訓練







10

農業委員会

諸務

農地

国有財産

交付金

農業者年金

後継者対策

委員会

農業経営

現況証明

農地法

生前贈与

資金


11

山村振興

諸務













12

畜産

諸務

各種補助金

組合

放牧










13

工業

諸務

新産業

工業振興

調査

工業団地

企業立地

第3セクター







J 建設

小分類

中分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

00

庶務

諸務













01

道路橋梁

諸務

道路工事

橋梁工事

設計

用地

登記

維持

管理

災害

道路占用

特殊車輌

市道認定

駐車場

02

河川水路

諸務

工事

設計

用地

登記

災害

管理

協議会

環境整備

委託

樋門・樋管



03

国土調査

諸務

地籍調査












04

建築

諸務

設計監理

工事

建築確認

確認申請

建築関連法令

建築防災

住宅金融公庫

指名

積算

入札・契約

公共施設


05

住宅

諸務

計画管理

工事

用地

補助金

災害

家賃徴収

宅地造成

入退去





06

公園緑地

諸務

施設管理

工事

用地

災害

緑化推進








07

開発

諸務

開発指導












08

都市計画

諸務

計画

用地

登記

単独事業

補助事業

住環境







09

監理

諸務

市道

河川

法定外

国土利用

景観








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美馬市文書管理規程

平成17年3月1日 訓令第4号

(令和2年1月15日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年3月1日 訓令第4号
平成17年6月30日 訓令第22号
平成18年3月31日 訓令第4号
平成19年3月27日 訓令第3号
平成19年3月29日 訓令第4号
平成19年9月28日 訓令第8号
平成20年3月28日 訓令第3号
平成20年12月1日 訓令第9号
平成21年3月31日 訓令第5号
平成22年3月30日 訓令第2号
平成23年4月1日 訓令第4号
平成25年3月29日 訓令第3号
平成26年2月20日 訓令第1号
平成26年3月31日 訓令第4号
平成26年4月30日 訓令第11号
平成26年8月8日 訓令第14号
平成27年3月31日 訓令第8号
平成27年4月1日 訓令第9号
平成28年2月25日 訓令第3号
平成28年3月25日 訓令第6号
平成29年3月31日 訓令第13号
平成29年6月1日 訓令第20号
平成29年12月28日 訓令第25号
平成30年3月13日 訓令第2号
平成30年3月29日 訓令第6号
平成30年12月12日 訓令第15号
平成31年2月26日 訓令第7号
平成31年3月29日 訓令第10号
令和元年9月17日 訓令第9号
令和元年12月27日 訓令第12号
令和2年1月10日 訓令第1号