○美馬市職員旧姓使用取扱規程

平成21年12月11日

訓令第14号

(趣旨)

第1条 この訓令は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等による改姓前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を職場において使用することに関して必要な事項を定めるものとする。

(適用職員)

第2条 この訓令は、市長の事務部局に勤務する一般職に属する職員(臨時的任用職員及び非常勤職員を含む。)、執行機関の委員、附属機関の委員等その他非常勤特別職の職員(ただし、附属機関の委員等を除いては、勤務日数が1月に15日以上ある者に限る。)に適用する。

(旧姓の使用)

第3条 職員は、市長の承認を受けて、法令及び条例等の規定に抵触するおそれがなく、かつ、専ら組織内で使用する文書、軽易な文書等で職務遂行上又は事務処理上支障がないものについて、旧姓を使用することができる。

(旧姓を使用できる文書等)

第4条 旧姓を使用することができる文書等の基準及びその例は別表第1に、旧姓を使用することができない文書等の基準及びその例は別表第2に掲げるとおりとする。

(旧姓使用の承認の申請)

第5条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、あらかじめ市長の承認を受けなければならない。

2 前項の旧姓使用承認申請書は、原則として、美馬市職員服務規程(平成17年美馬市訓令第7号)第4条第2項に規定する履歴書の記載事項の変更の届又は戸籍謄本とともに、所属長等を経由して企画総務部秘書人事課長(以下「秘書人事課長」という。)に提出するものとする。

(旧姓使用の承認)

第6条 市長は、前条の申請があった場合において、職務遂行上又は事務処理上支障がないと認めるときは、旧姓の使用を承認するものとする。

2 市長は、前項の規定により旧姓の使用を承認した場合は、所属長等を経由して当該承認を受けた職員(以下「旧姓使用職員」という。)に対し、旧姓使用承認通知書(様式第2号)によりその旨を通知するとともに、旧姓使用職員台帳(様式第3号)に記載するものとする。

(承認の取消し)

第7条 市長は、職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは、旧姓使用職員の旧姓使用の承認を取り消すことができる。

(旧姓使用の中止)

第8条 旧姓使用職員は、旧姓の使用を中止するときは、旧姓使用中止届(様式第4号)を所属長等を経由して秘書人事課長に提出しなければならない。

2 前項の規定により旧姓使用中止届を提出した職員は、戸籍上の氏を改めた場合を除き、再度同じ旧姓使用の承認を申請できないものとする。

(他の任命権者から承認を受けた職員の取扱い)

第9条 市長以外の任命権者から旧姓使用の承認を受けた職員については、旧姓使用職員異動届(様式第5号)に当該承認を受けたことを証する書類の写しを添え、所属長等を経由して市長に提出することにより、市長が旧姓の使用を承認したものとみなし、第5条及び第6条第2項の手続を省略できるものとする。

(責務)

第10条 旧姓使用職員は、旧姓の使用に当たり、常に市民又は職員に誤解や混乱等が生じないよう努めなければならない。

2 所属長等は所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。

(その他)

第11条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、公表の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員は、この訓令の施行の日から平成21年12月22日までに、所属長を経由して秘書課長に第5条の旧姓使用承認申請書を提出することにより、旧姓使用の承認を受けることができる。

附 則(平成26年2月20日訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月26日訓令第5号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(令和元年12月27日訓令第11号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月31日訓令第5号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和3年4月1日訓令第6号)

この訓令は、公表の日から施行する。

別表第1(第4条関係)

旧姓を使用することができる文書等の基準及びその例

基準

1 単に氏名が記載されているもの

(1) 職員証(表面のみ)

(2) 電話配置表

(3) 事務分掌表

(4) 座席札に類するもの

(5) 名刺

(6) 緊急時の連絡表(各課等で作成するもの)

(7) 職員録に類するもの

2 専ら組織内で使用される文書等で、かつ、容易に職員の同一性が確認できるもの

(1) 起案文書

(2) 決裁文書、供覧文書等に係る押印

(3) 復命書

(4) 事務引継書

(5) 研修関係書類(県等への職員派遣協定書を除く。)

(6) 職員証再交付願

(7) 職員記章再交付願

(8) 勤務状況報告書

(9) 時間外勤務手当集計表

(10) 公用車運転日誌

(11) 公用車使用名簿

(12) 人事異動に関する自己申告書

(13) 人事異動内示表

(14) グループウェアでの登録氏名

(15) 講師名札に類するもの

3 職員の権利義務に係る文書等のうち、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争のおそれのないもの

(1) 出勤表又は出勤簿

(2) 休暇承認簿

(3) 休暇届

(4) 時間外勤務(休日勤務)命令簿

(5) 旅行(出張)命令簿

(6) 事故報告(交通事故報告書及び交通違反報告書を含む。)

(7) 職務専念義務免除願

(8) 通勤届

(9) 住居届

(10) 扶養親族届

(11) 営利企業等従事許可申請書

(12) 自己啓発等休業承認申請書

(13) 配偶者同行休業申請書

4 その他

(1) 研究論文等の発表

(2) その他法令及び条例等の規定に抵触するおそれのない文書等で所属長が適当と認めるもの

別表第2(第4条関係)

旧姓を使用することができない文書等の基準及びその例

基準

1 公権力の行使に係るもの及び職員の身分を証明するもの

(1) 職員証(裏面のみ)

(2) 在職証明書

(3) 徴税吏員証

(4) 法令及び条例等の規定に基づく立入検査証

(5) その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書等

2 職員の権利義務に係る文書等のうち、職員の同一性の確認ができなくなったり、旧姓使用を原因とする係争のおそれがあるもの

(1) 辞令書

(2) 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書等の税務署等に関するもの

(3) 共済組合、退職手当、社会保険事務所、医療機関等に関するもの

(4) 給与の支給に係る各種手続に関するもの

(5) 公務災害の認定の請求に類するもの

(6) 職員派遣協定書

(7) 分限、懲戒等の処分に関するもの

(8) 処分説明書

(9) 退職願

(10) 契約書、協定書等の私人との法律上の関係を発生させるもの

3 その他

その他旧姓を使用することにより、法令及び条例等の規定に抵触するおそれがあると所属長が認めるもの

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美馬市職員旧姓使用取扱規程

平成21年12月11日 訓令第14号

(令和3年4月1日施行)