事前登録型本人通知制度とは
美馬市に住民登録や本籍地のある（あった）方が事前に登録することにより、登録者の住民票の写しや戸籍謄本・抄本等の証明書を本人の代理人及び第三者（※1）に交付した場合に、その交付した事実を登録者本人に郵送でお知らせする制度です。この制度は、住民票の写しや戸籍謄本などの不正請求の抑止及び不正取得による個人の権利の侵害を防止することを目的としています。
なお、本制度は事前に登録された方に交付の可否を確認するものではありません。
申請手続き
| 対象者 | ・美馬市の住民基本台帳に記載されている（いた）方 ・美馬市の戸籍に記載されている（いた）方 |
| 必要書類 | ・来庁する方の本人確認書類（※2） ※来庁する方が次の場合は追加で書類が必要です。 【代理人による申請の場合】 ・申請される方からの委任状 【法定代理人（未成年者の保護者や成年後見人）による申請の場合】 ・その資格を確認できる書類（美馬市で確認できる場合は省略できます。） |
| 登録期間 | 無期限 |
| 受付場所 | 市民課、各市民サービスセンター ※郵送で申請する場合は市民課宛に送付してください。 |
| 受付時間 | ・市民課、美馬町市民サービスセンター及び木屋平市民サービスセンター ⇒平日午前8時30分から午後5時15分まで ・脇町市民サービスセンター（地域交流センターミライズ内） ⇒平日及び日曜日（年末年始を除く）午前9時30分から午後6時まで |
| 各種申請書及び委任状はこちらから | 【登録】美馬市本人通知制度登録申請書 (PDF 114KB) 【変更・廃止】美馬市本人通知制度変更・廃止届出書 (PDF 106KB) 【委任状】委任状(新規・継続用) (PDF 20.7KB) 委任状(変更・廃止用) (PDF 29.9KB) ※裏面についても御一読の上、御署名ください。 |
（※1）第三者とは、住民票の写しにおいては「同一世帯人以外の方」、戸籍及び戸籍の附票の写しにおいては「戸籍に記載のある方、その配偶者、その直系尊属・卑属以外の方」、「本人等の代理人」、「個人」、「法人」及び「八士業（弁護士、弁理士、司法書士、税理士、行政書士、土地家屋調査士、社会保険労務士、海事代理士）」です。
（※2）マイナンバーカード、運転免許証、パスポートなど本人の顔写真が貼付されている場合は1点、保険証や年金手帳など顔写真が貼付されていない場合は2点必要になります。
登録内容の変更
登録者の氏名や住所などに変更が生じた場合は届出が必要です。
登録内容の廃止
登録を廃止したい場合は届出が必要です。
また、次のいずれかに該当する場合は自動的に登録を廃止します。
- 登録者が死亡又は失踪の宣告を受けたとき
- 登録者が国外に転出したとき
- 登録者の居住地が判明せず、住民票が職権消除されたとき
- 登録者の住所、氏名などの変更があったのにも関わらず、登録者が変更の届出を怠ったことにより通知書が返戻されたとき
- その他、登録を抹消する理由が生じたとき
本人通知の対象となる証明書
- 住民票の写し
- 住民票記載事項証明書
- 戸籍附票の写し
- 戸籍謄本及び抄本（全部・個人事項証明書）
- 戸籍記載事項証明書
※消除された住民票、戸籍の附票、除かれた戸籍も含みます。
本人通知の内容
- 証明書の交付年月日
- 交付した証明書の種別
- 交付枚数
- 交付請求者の区分
※交付請求者の住所及び氏名は通知しません。
また、開示請求をしていただいても、法人の名称や特定事務受任者の氏名等以外の交付請求者の氏名及び住所などは不開示となります。あらかじめ御了承ください。
本人通知の対象とならない請求
- 国または地方公共団体からの請求
- 弁護士・司法書士等の特定事務受任者が、裁判・訴訟手続き等密行性のある代理業務を理由にした請求（要綱第7条第2項に規定するものに限る）
- マルチコピー機（行政キオスク端末、コンビニ交付）で発行された場合